Iratkezelési szabályzat

Pécsi Evangélikus Egyházközség
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Általános szabályok

1.§

1. Az Egyházközség iratanyagához fűződő ügyviteli és levéltári szempontok biztosítása

érdekében az iratkezelés szabályozott keretei között gondoskodni kell az iratanyag

- rendszerezéséről,

- nyilvántartásáról,

- biztonságos megőrzéséről

- a levéltárnak történő átadásáról.

2. Az Egyházközség iratkezelése, az iratok elhelyezése a lelkészi hivatalban történik.

Az irattár szabályszerű és gondos kezeléséért az igazgató lelkész a felelős. Munkájátsegítheti az adminisztrációs feladatokkal megbízott alkalmazott.

3. Az Egyházközség irattárában elhelyezett iratokat kölcsönadni nem lehet, azokról – a gyülekezeti lelkészek vagy a felügyelő engedélyével – másolat készíthető.

Fogalmi meghatározások

2.§

1. Iratnak kell tekinteni mindazon leveleket, levelezőlapokat, elektronikus leveleket,

táviratokat, telefaxokat, telexeket, megbízásokat, kérelmeket, utasításokat,

jelentéseket, feljegyzéseket, emlékeztetőket, amelyek

- az Egyházközség részére érkeznek,

- az Egyházközség működése során – gépi adatfeldolgozással, gépírással, kézírással

vagy sokszorosítással készít,

- az intézkedés során készülnek (tervek, kimutatások, adatszolgáltatások),

- valamint minden olyan egyéb dokumentumot, amelyet állami vagy egyházi

jogszabály, illetve egyházközségi szabályzat annak minősít.

2. Az anyakönyvek az Egyházközség legnagyobb eszmei értékű iratai. Azok

vezetésének szabályairól az Egyház törvényei rendelkeznek.

3. Irattári anyag: az 1. és 2. bekezdésben foglaltakon túl még az egyházközség

működése során készült jegyzőkönyvek, határozatok, szabályrendeletek, hang és

képfelvételek, fényképek, valamint az állami és egyházi jogszabályok, közlönyök és

szabályrendeletek.

4. Iratkezelés fogalma: iratkezelésen az iratok átvételét, érkeztetését, iktatását,

ügyintézőjének kijelölését, szétosztását, továbbítását és irattározását értjük.

5. Az iratkezelés rendjéért, valamint az irattári tervben foglaltak megtartásáért az

igazgató lelkész a felelős.

Az iratok átvétele

3.§

1. Postai úton az Egyházközség címére érkezett küldeményeket a gyülekezeti lelkészek,

illetve a lelkészi hivatalban munkaköri kötelessége folytán tartózkodó egyházközségi alkalmazott veheti át.

2. A kézbesítéssel érkező küldeményeket a kézbesítőkönyvben vagy az irat másolatán kell átvenni.

3. A küldemények átvételekor meg kell győződni épségükről. Hiányos, sérült

küldeményekre rá kell vezetni a vonatkozó jelzéső záradékot.

Pénz és egyéb küldemények átvétele

4.§

1. Az Egyházközség részére érkezett pénz átvételéről a Pénzkezelési szabályzat

rendelkezik.

2. Az Egyházközség részére érkezett értékküldeményt, utánvételes csomagküldeményt

a 3.§. 1. pontja szerinti személy veheti át.

3. A postai küldeményből előkerülő készpénzt, illetve egyéb értéket az iktatókönyvbe zöld irónnal kell bevezetni: év, hó, nap, a feladó neve, címe, érték összege, a könyvelési bizonylatok száma. A készpénzt haladéktalanul el kell helyezni az Egyházközség házipénztárában és annak bevételi pénztárbizonylatát az irat mellékleteként kell kezelni.

Az iratok iktatása

5.§

1. Az átvett iratokat érkeztetői bélyegző-lenyomattal kell ellátni, melynek tartalma:

- az érkezés kelte

- évenként 1-ről indított folyamatos iktatószám.

2. Az egyházközségi és a presbitériumi határozatok évenként 1-ről indított

folyamatos sorszámot kapnak. Így minden határozat sorszám/év azonosítóval lesz

megjelölve.

3. Az Egyházközséghez érkező iratokat a beérkezés napján, az ott keletkező (kimenő és belső) iratokat a feladás napján iktatókönyvbe kell rögzíteni.

4. Iktatni kell a beérkező iratokat, táviratokat, telefaxokat, elektronikus leveleket,

expressz küldeményeket, kimenő leveleket, belső feljegyzéseket, emlékeztetőket,

jelentéseket. Nem kell iktatni:

- a tömeges, jogkövetkezménnyel nem járó értesítéseket,

- a kereskedelmi jellegő felhívást, tájékoztatót, nyomtatványt, árjegyzéket,

meghívót,

- a sajtóterméket, az előfizetett hivatalos és szaklapokat,

- az egyházközség működése során készült jegyzőkönyveket, határozatokat,

szabályrendeleteket, hang és képfelvételeket, fényképeket,

- valamint az állami és egyházi jogszabályokat, közlönyöket, szabályrendeleteket.

5 Az iratok iktatása iktatókönyv használatával történik. Az iktatókönyv rovatai a

következők:

- iktatószám,

- az irat mozgásának iránya (bejövő, kimenő),

- feladó, címzett,

- tárgya,

- adathordozó típusa (papír, fax, e-mail, mágneses adathordozó),

- kapcsolódó előzmény iktatószáma,

- irattári elhelyezés időpontja.

Irattározás

6.§

1. Az egyházközség iratait saját maga által kialakított irattárban őrzi.

2. Az iratok őrzése az alábbi négyes tagolásban történik:

- folyó ügyek, amelyek ismételt intézést, gyors visszakeresést igényelnek,

- napi ügyintézést már nem igénylő iratok,

- egyházközségi és presbiteri jegyzőkönyvek, határozatok és szabályrendeletek,

- az elintézett iratokat irattartóba helyezve kell az irattárban őrizni.

3. Az irat ügyintézés utáni helyes és végleges irattári helyére való elhelyezéséért az

igazgató lelkész felel. Az iratok irattári helyükön iktatószám szerinti rendben (soros

iktatás) kerülnek tárolásra.

4. Az olyan adathordozón érkezett iratokról, amelyek idővel vesztenek információtárolási képességükből (pl. hıpapíros fax), másolatot kell készíteni és azt a másolattal együtt kell irattárban elhelyezni.

5. Tűzbiztos páncélszekrényben kell elhelyezni

- az anyakönyveket,

- készpénz felvételére jogosító utalvány tömbjeit,

- a vagyoni követelések és kötelezettségek dokumentumait.

6. A gyülekezeti (egyházközségi, presbitériumi) jegyzőkönyveket mellékleteikkel

együtt az adott ciklus lezárultát követően – időrendi sorban lefűzve – be kell köttetni, és a továbbiakban ebben a formában kell tárolni az irattárban.

7. A gyülekezeti (egyházközségi, presbitériumi) határozatok őrzése a jegyzőkönyvek mellékleteiként történik az irattárban.

Az iratok selejtezése

7.§

1. Az egyházközségi és presbitériumi jegyzőkönyvek, határozatok, szabályrendeletek és a gazdasági iratok (pénztárkönyv, naplófőkönyv, leltári nyilvántartás, stb.), valamint az anyakönyvek nem selejtezhetık.

2. Az állami és egyházi jogszabályokat, közlönyöket hatályosságuk időtartamáig kell megőrizni.

3. Az egyéb iratok megőrzési időtartama 12 év.

4. Az iratok selejtezését a selejtezési bizottság végzi. A selejtezési bizottságot a Presbitérium állítja össze. A selejtezés elvégzésével kapcsolatban feljegyzést kell készíteni, aminek kötelezıen tartalmaznia kell a selejtezésre került anyagok felsorolását (iktatószám szerint), valamint a selejtezés megtörténtének időpontját és módját.

Levéltári adatszolgáltatás

8.§

1. A levéltári adatszolgáltatás a mindenkor hatályos állami és egyházi törvények szerint történik.

Vegyes rendelkezések

9.§

1. Az irattározás rendjét a presbitérium – külön, beszámolási kötelezettséggel rendelkező bizottság kiküldésével vagy a számvevőszéken keresztül –rendszeresen ellenőrizheti.

2. Jelen szabályzatot az Egyházközség közgyűlése ................................................ -án elfogadta, rendelkezései e naptól hatályosak. A szabályzattal ellentétes gyakorlat szabályzatszerűvé tételére 90 nap áll rendelkezésre, amelynek betartásáért az elnökség felel.

 

Új Képeink

2017 Konfirmáció

A képre kattintva megnyitható a galéria.

Új Hírlevelünk

2017 Pünkösd

Új Hanganyag

2017.09.17. - Ócsai Zoltán