Leltározási és selejtezési szabályzat

Pécsi Evangélikus Egyházközség

Leltározási és selejtezési szabályzata

 

A Magyarországi Evangélikus Egyház háztartásáról szóló 2000. évi I. törvény

elıírja a leltárkészítési kötelezettséget.

I. LELTÁROZÁS

1. A leltározással kapcsolatos fogalmak és általános kérdések

Leltár: olyan tételes kimutatás, amely az eszközök és források tényleges

állományának mennyiségét és értékét meghatározott napra vonatkoztatva

tartalmazza ellenőrizhe módon.

Az ellenőrizhetőség követelményének akkor felel meg a leltár, ha érvényesülnek

az alábbi feltételek:

· a leltár tartalmazza a fordulónapot (év, hónap, nap, amelyre vonatkozóan a

leltár készül),

· a leltár tartalmazza a benne szereplő tételek egyértelmű azonosításához

szükséges adatokat,

· a valuta- és devizakészleteket, illetve a külföldi pénzértékre szóló követeléseket

és kötelezettségeket forintértékben kell a leltárban szerepeltetni, feltüntetve a

valuta, deviza nemét, összegét, forintra átszámításnál alkalmazott árfolyamot,

· a leltár tartalmazza - csak mennyiségben, érték nélkül - a használatba vett

(költségként elszámolt), egy éven belül elhasználódó, tárgyi eszköznek nem

minősülő eszközöket.

Leltározás: a Pécsi Egyházközség (továbbiakban: Egyházközség) kezelésébe

vagy használatába adott, valamint a tulajdonában lévő eszközök és források

állományának (mennyiségének) tényleges megállapítása.

A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartás szerinti és a tényleges

állomány közötti különbözet (hiány, többlet) megállapítása és rendezése

(elszámolása) is. A leltározás – mennyiségi adatok és az értékelési szabályok

alapján – megállapítja az eszközök értékét, feltárja a csökkent értékű, feleslegessé

vált, illetve a használaton kívüli eszközöket.

Leltározás célja:

· a zárszámadás valódiságának alátámasztása,

· a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök

feltárása,

· bizonylati fegyelem ellenőrzése, megszilárdítása,

· a könyvelés helyességének ellenőrzése,

· a tulajdon védelme és az eszközökért felelősök elszámoltatása,

A leltár felvétel módja lehet:

· mennyiségi felvétel (amikor tétesen valamilyen mértékegységben mérjük a

leltározandó eszközöket, pl. db)

· mennyiségi felvétel nélküli (egyeztetés a nyilvántartások alapján)

Leltár fajtái:

· Teljes leltár az a kimutatás, amely valamennyi – helyiségekben és idegen

helyen tárolt – eszközt tartalmazza.

· Részleltár az eszközök egy-egy köréről (az eszközök egy-egy csoportjáról)

készített leltár.

· Évzáró leltár az éves beszámoló valódiságát, a mérlegben kimutatott

eszközök és források értékét alátámasztó dokumentáció.

· Elszámoltató leltár az a leltár, amely az anyagilag felelős személyek

elszámoltatására készül. Ilyen leltárnak minősül az Egyházközség dolgozói

részére személyre szólóan kiadott eszközök időszakos számbavétele

(rovancsolása) is.

· Átadás-átvételi leltár az a leltár, amelyet a változás napjával akkor kell

készíteni, ha az eszközök kezeléséért vagy számadásáért felelős beosztást

betöltő személyében változás következik be, vagy átszervezés történik. Ez

a leltár mind az átadó, mind az átvevő elszámoltatásának anyagi és

büntetőjogi felelősségének alapokmánya.

Leltár felvételezés a választható időpont alapján:

· Folyamatos leltározás esetén a leltározási kötelezettség alá eső minden

eszközt meghatározott időtartamon belül kell leltározni. A folyamatos

leltározás előfeltétele a naprakész, a főkönyvvel egyező nyilvántartás.

· Fordulónapos leltár esetén előre meghatározott naptári nappal –

vonatkozó analitikus nyilvántartások lezárásával egyidejűleg – történik az

eszközök leltárfelvétele. A leltározást a leltárfelvételi helyen megszakítás

nélkül kell folytatni.

A leltári fordulónap – attól függetlenül, hogy a tényleges leltározási munka mikor

veszi kezdetét, vagy mikor fejeződik be – az a nap, amelyre vonatkozóan a leltárt

el kell készíteni, a leltározás napja pedig az a nap, amikor a tényleges mennyiségi

felvétel megtörténik.

Rovancsolás a meglevő eszközök egyeztetése az analitikus nyilvántartással,

főkönyvi könyveléssel. Elrendelhető bármikor, egy meghatározott

eszközcsoportnál is.

Leltárkülönbözetnek minősül a leltározás során megállapított mennyiség és a

könyvviteli nyilvántartások szerinti mennyiség közötti különbözet, mely lehet leltári

hiány, vagy leltári többlet. A leltárkülönbözet értéke a leltározás során megállapított

mennyiségi különbözet nyilvántartási (beszerzési) áron számított értéke.

Értékelés az eszközök és források forintértékének meghatározása.

2. Leltározás előkészítése

2.1. Leltározási ütemterv

A leltározás előkészítése a leltározási ütemterv összeállításával kezdődik. Az

előkészítés során kell megteremteni a leltározási munkák végrehajtási feltételeit.

Elsősorban szervezési feladat, melynek során fel kell mérni és meg kell határozni

az elvégzendő feladatokat, gondoskodni kell arról, hogy a feladat elvégzéséhez

szükséges munkaerő és munkaeszközök rendelkezésre álljanak.

A Leltározási Ütemterv tartalmazza:

· a leltározási munkák irányításával megbízott vezető és a leltárellenőr

megjelölését,

· a feladatok elvégzéséhez szükséges munkaeszközök biztosítását,

· az összehasonlító kimutatások elkészítésének határidejét,

· a leltározásra kerülő eszközök körét,

· a leltár hiányok, többletek értékelési módját,

· a leltározás konkrét előkészítésének, végrehajtásának és értékelésének

kezdő és befejező időpontját,

· a leltározásban érintettek kiértesítésének határidejét,

· a leltározás módját,

· a leltározás fordulónapját (fordulónapos leltározás esetén),

· a leltározásban érintett személyek és helyiségek megnevezését,

· a leltározásban résztvevő felelősök, a leltározók nevét,

· a leltározások eredményének értékelését, összefoglaló jelentés

készítésének időpontját,

· az egész éves leltározási, rovancsolási tevékenységről az Egyházközség

lelkésze részére jelentés készítésének határidejét.

· A leltározási ütemtervet az Egyházközség lelkészének kell elkészíteni.

2.2. A leltározás megszervezése

A leltározás gyors, sikeres lebonyolítása érdekében előzetesen fel kell mérni a

leltározási feladatokat. A legfontosabb feladat a leltározási egységek kijelölése.

A leltározási egységeket az alábbiak szerint határozzuk meg:

I. Ingatlanok

II. Járművek

III. Berendezési és felszerelési tárgyak

IV. Pénztár

V. Egyéb eszközök és kötelezettségek

A leltározási egységeket római szám jelöli és ezeket a leltározási bizonylaton fel

kell tüntetni.

2.3. Leltározási bizottság, csoportok kijelölése

A leltározás megszervezésére, előkészítésére és technikai lebonyolításának

irányítására leltározó bizottság alakul. A leltározási bizottság 2-3 tagú.

A bizottság vezetőjét és tagjait a leltározás megkezdése előtt az Egyházközség

lelkésze jelöli ki.

A leltározás lebonyolítására leltározási egységenként leltározási csoportot kell

kijelölni.

A leltározási csoportok tagjait a leltározás megkezdése előtt az Egyházközség

lelkésze jelöli ki.

Egy-egy leltározó csoport két tagból áll, akik közül egyik a leltározási

csoportvezető.

A leltározó csoportok összetételénél gondoskodni kell arról, hogy a megfelelő

szakismerettel, illetve adminisztratív ismerettel rendelkező tag is jelen legyen a

csoportban.

2.4. Leltározó bizottság és a leltározó csoportok tagjainak oktatása

A leltározási bizottság és a csoportok tagjai részére az Egyházközség gazdasági

vezetője/pénztárnoka a leltározási munka általános tudnivalóiról tájékoztatást ad. A

tájékoztatásban ismerteti a leltározás jelentőségét, teljességének elvét, bizonylati

rendjét, a leltározás tényleges lebonyolítását, vele kapcsolatos határidőket.

2.5. Leltárellenőrzés megszervezése, leltárellenőrök kijelölése

A leltározás ellenőrzésének megszervezése az Egyházközség lelkészének a

feladata.

A leltárellenőrzés elvégzésével megfelelő gyakorlattal és szakismerettel

rendelkező dolgozókat kell megbízni.

3. Leltározás bizonylati rendje

A leltározás alapbizonylata a tárgyi eszközök leltárfelvételi íve.

A leltárfelvételi ívet tintával, golyóstollal vagy tintaceruzával - vagyis maradandó

módon - olvashatóan kell kitölteni egy példányban.

Minden rovatot egyértelműen, pontosan ki kell tölteni, az abban foglalt adatok

valódiságát a leltározási csoport vezetőjének és a leltárellenőrnek aláírásával kell

igazolni.

A leltárfelvételi ívet 10 évig kell megőrizni.

4. Leltározás módja és értékelés

Immateriális javak leltározása

Az immateriális javak olyan forgalomképes dolgok vagy jogok, amelyek

elhasználódási ideje az egy évet meghaladja. Ebbe a csoportba tartozó eszközök

nem tárgyiasultak, nem foghatók meg, értékük szerződés, számla alapján

határozható meg.

Az immateriális javak csoportjába tartoznak a vagyoni értékű jogok (bérleti jog,

szolgalmi jog, föld-használat, haszonélvezet és használat, az ingatlanhoz

kapcsolódó vagyoni értékű jogok kivételével), szellemi termékek (szoftverek).

Az immateriális javakról csak értékbeni nyilvántartást kell vezetni. A leltár

készítésekor az immateriális javakat a megfelelően vezetett analitikus

nyilvántartásukból kell a leltárba felvenni. Az immateriális javak leltározása az

analitikus nyilvántartásokban szereplő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti.

Az egyeztetés során az immateriális javakhoz kapcsolódó dokumentációk meglétét

is ellenőrizni kell.

Az immateriális javak leltározását legalább évente, a zárszámadás fordulónapjára

vonatkozóan kell elkészíteni.

Tárgyi eszközök leltározása

A tárgyi eszközök azok a rendeltetésszerően használatba vett, tárgyiasult

eszközök, amelyek elhasználódási ideje az egy évet meghaladja.

A tárgyi eszközök csoportjába tartozó eszközök az ingatlanok (földterület, telek,

épület, építmény), járművek, berendezések, felszerelések (irodai berendezések,

számítástechnikai eszközök, berendezési tárgyak, képzőművészeti alkotások),

beruházások (azok a beszerzett tárgyi eszközök, amelyek még nem kerültek

üzembe helyezésre, használatbavételre).

Az ingatlan vagyont négyévente a zárszámadás fordulónapjával mennyiségi

felvétellel kell elvégezni.

A tárgyi eszközök leltározását – kivéve az ingatlanokat - évente a zárszámadás

fordulónapjával mennyiségi felvétellel kell elvégezni.

A felvett leltár áttekinthetően, leltározási helyenként és ezen belül fajta, típus

részletezéssel tartalmazza az eszközökre vonatkozó jellemzőket.

A tárgyi eszközök leltározása kiterjed a tartozékokra is.

A képzőművészeti alkotásokat évente a zárszámadás fordulónapjára, mennyiségi

felvétellel a nyilvántartások alapján kell leltározni.

A mennyiségi felvétel leltárfelvételi íveken történik, melynek adatai egyeztetésre

kerülnek az analitikus nyilvántartással, vagyis az egyedi nyilvántartó kartonok

adataival.

A tárgyi eszközöket a könyvviteli nyilvántartásokkal egyezı nettó értékben kell

értékelni.

A képzőművészeti alkotásokat az egyedi könyv szerinti érték 100%-val értékeljük.

A beruházásokat a szállító által számlázott értéken értékeljük a gazdasági év

utolsó napjával.

Az Egyházközségnek a nem saját tulajdonú tárgyi eszközeit is fel kell leltároznia,

de a leltárban értékkel nem kell felvennie.

A tárgyi eszközök hiányáról jegyzőkönyvet kell felvenni, ebben indokolni kell az

eltérés okát.

Hosszú lejáratra adott kölcsönök és bankbetétek leltározása

A hosszú lejáratú kölcsönök és bankbetétek leltározását legalább évente a

zárszámadás fordulónapjára (december 31.) vonatkozóan kell elvégezni, mely az

analitikus nyilvántartásban lévő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti.

Az Egyházközség kezelésébe adott, illetve tulajdonát képező vagyon címén a

mérlegben nem szabad kimutatni, de a leltárba mennyiségben fel kell venni:

· az Egyházközségnél lévő, de más tulajdonát képező eszközöket,

· hitéleti kiadványokat,

· a már teljesen leírt, de még ki nem selejtezett tárgyi eszközöket,

· a nyilván nem tartott egyedileg 50.000 Ft beszerzési érték alatti tárgyi

eszközöket, készletként értékben nyilván nem tartott eszközöket,

berendezési tárgyakat.

Pénzeszközök leltározása

A pénzeszközök leltározása minden évben a zárszámadás fordulónapján

egyeztetéssel történik.

A mérleg fordulónapján a pénztárban lévő készpénz összege megszámlálásra

kerül, majd a pénztárkönyvvel kerül egyeztetésre. A készpénzkészletről, annak

címletenkénti meglétéről jegyzőkönyvet kell felvenni.

A bankszámlákon forintban elhelyezett bankbetétek értékét a mérleg fordulónapján

a hitelintézet által megküldött bankkivonattal egyező értéken kell szerepeltetni a

leltárban.

Kötelezettségek leltározása

Kötelezettségek azok a szállítási, vállalkozási, szolgáltatási és egyéb szerződésből

eredő, pénzformában teljesítendő elismert fizetések, amelyek a szállító, a

vállalkozó, a szolgáltató, a hitelező, a kölcsönző által már teljesített, az

Egyházközség által elfogadott, elismert szállításhoz, szolgáltatáshoz,

pénznyújtáshoz kapcsolódnak.

A kötelezettségek leltározását az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel,

de az analitikák alapdokumentumait is vizsgálva kell elvégezni.

A leltár alapdokumentumai a kötelezettségeknél:

· beruházási és fejlesztési hitelek esetében a hitelintézet december 31-i

állapotra vonatkozó bank-kivonata

· adó-elszámolási bizonylatok, adóbevallások a költségvetési kapcsolatokból

származó kötelezettségeknél,

· bejövő számlák,

· analitikus nyilvántartások a munkavállalókkal szembeni kötelezettségnél,

· szerződések más adósokkal szembeni kötelezettségeknél.

5. A leltározás és a könyvvitel adatainak egyeztetése

A tárgyi eszközök értékének kimutatása leltárfelvételi íveken történik.

A leltár értékelése körültekintő és szakismeretet igénylő munka. Minden eszközt

megfelelő azonosítás után az érvényben lévő értékelési előírás szerint kell

beárazni.

Az egységárak helyességét ellenőrizni kell. Az árazási munkák elvégzése után a

leltárleértékelés számszaki műveleteit kell elvégezni.

A leltárfelvétel időpontjától számított legkésőbb 30 napon belül a leltár adatait

egyeztetni kell az analitikus nyilvántartásokkal, és a jegyzőkönyvileg megállapított

különbözetek okát az egyeztetéssel számított 30 napon belül kivizsgálás útján

tisztázni kell.

A leltározás eredménye alapján az Egyházközség lelkésze indokolt esetben,

határozatban dönt az ott dolgozó vagy szolgálatot teljesítő személyt terhelő

leltárhiány összegének megtérítéséről vagy egyéb jogkövetkezményről.

A határozatot a leltárfelvétel befejezését követő 60 napon belül írásban közölni kell

az érintett személlyel.

A leltározás eredménye alapján intézkedni kell a leltárkülönbözetet előidéző okok

megszüntetéséről.

Az immateriális javak és tárgyi eszközök leltározása során megállapított

leltárkülönbözetekről a kivizsgálás útján való tisztázást követően jegyzőkönyvet

kell felvenni. A hiányok, többletek miatt alkalmazott felelősségre vonásról szóló

jogerős határozatot utólag a jegyzőkönyvhöz kell csatolni.

A leltárkülönbözetet legkésőbb a negyedéves könyvviteli zárlat alkalmával kell

rendezni.

6. Leltárellenőrzés

A leltározás ellenőrzésének célja annak biztosítása, hogy a leltározás a törvényi

elıírásoknak megfelelően történjék.

A leltárellenőrzésnek ki kell terjednie a leltározással kapcsolatos valamennyi

munkára.

Így ellenőrizni kell:

· a leltározás előkészítő munkálatai során kiadott intézkedések végrehajtását,

· gyakori próbaszerő ellenőrzéssel a leltárfelvételi munka lebonyolítását,

· a leltárfelvétel tényleges adatai és könyvszerinti adatok közötti különbözetek

(leltárhiányok és többletek) elszámolásának helyességét.

A leltárellenőrzés a leltározás egész ideje alatt folyamatos tevékenység. Az

ellenőrzés megtörténtét a leltári ellenőr a bizonylaton olvasható aláírásával igazolja

(kézjegy nem elegendő).

Az ellenőrzés során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében a

leltárellenőr észrevételeit köteles azonnal közölni a leltározási csoport vezetőjével.

Ha a leltárellenőr megállapításával a leltározó csoport vezetője nem ért egyet,

akkor az ellenőr megállapításait azonnal jelenteni kell a leltározási bizottság

vezetőjének.

Ha a leltározást bármely okból hiányosan végezték el, vagy annak adatai az

ellenőrzés megállapítása szerint vitathatók, az érintett leltározási egységben lévő

eszközöket részben vagy egészben újra kell leltározni.

II. SELEJTEZÉS

Selejtezni – az Egyház törvényeinek figyelembe vétele mellett – az Egyházközség

tulajdonában, kezelésében lévő olyan eszközt lehet, amelynek értékesítése már

nem lehetséges, illetőleg, amelyre az Egyház egyik gyűjteménye sem tart igényt.

7. Selejtezhető eszközök köre

Nem selejtezhetők a kegytárgyak, az anyakönyvek és a múzeális értékű eszközök.

8. Selejtezési eljárás

Az Egyházközség elnöksége, vagy a leltározási bizottság javaslatot tehet az

elhasználódott, fölöslegessé vált eszközök selejtezésére.

A selejtezésről az illetékes Presbitérium a selejtezési jegyzőkönyv elfogadásával

dönt. Ha a Presbitérium a selejtezésre javasolt eszközök használhatóságát

kérdésesnek látja, elrendelheti azok szakértői vizsgálatát.

A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza a selejtezendő eszköz

- leltári számát, megnevezését, leírását,

- mennyiségét, mennyiségi egységét,

- beszerzésének idejét,

- beszerzési, nyilvántartási és becsült piaci értékét,

- fizikai, erkölcsi avultságáról, illetve használhatatlanságáról,

javíthatatlanságáról szóló nyilatkozatot, valamint

- a selejtezés okát és

- a selejtezett eszköz további sorsát.

Selejtezésre feleslegessé válás miatt kerül sor és az eszköz értékesítésére sincs

lehetőség, akkor törekedni kell annak jótékony célú továbbhasznosítására.

Ha a selejtezett eszköz sorsa a megsemmisítés, akkor annak megtörténtét a

selejtezési jegyzőkönyvre nyilatkozat formájában utólag fel kell vezetni.

III. VEGYES RENDELKEZÉSEK

Az első teljes körű leltárt jelen szabályzat hatálybalépésének évét lezáró

zárómérleg alátámasztására kell elkészíteni.

Jelen szabályzatot az Egyházközség közgyűlése ..........-án

elfogadta, rendelkezései e naptól hatályosak.

 

Új Képeink

2017 Konfirmáció

A képre kattintva megnyitható a galéria.

Új Hírlevelünk

2017 Pünkösd

Új Hanganyag

2017.09.17. - Ócsai Zoltán